İş Emri Takip Sistemi
Hangi iş kimde, hangi aşamada ve ne zamandır bekliyor — bu üç soruyu sormak için kimseyi aramanız gerekmesin.
Teklif alınİşin nerede olduğu bir bakışta.
Aydınlatma arızası
Zemin onarımı
Peyzaj bakımı
İklimlendirme arızası
Jeneratör bakımı
Asansör bakımı
Aydınlatma arızası
Zemin onarımı
Bir iş emri neler yaşıyor?
İş emri açma
İş talepten, şikayetten ya da doğrudan panelden açılır. Nereden geldiği kaydın içinde kalır.
Atama ve devir
İş bir kişiye ya da ekibe atanır. Devredildiğinde eski sahibi de kayıtta görünür, iz kopmaz.
Aşama takibi
Açık, atandı, sahada, beklemede, tamamlandı — iş hangi aşamadaysa listede orada durur.
Sahadan güncelleme
Ekip işi telefondan kapatır; fotoğraf, not ve harcanan malzeme sahada girilir.
Bekleyen iş uyarısı
Uzun süredir aşama değiştirmeyen iş işaretlenir. Unutulan iş kendini hatırlatır.
Yük dağılımı
Kimde kaç açık iş var görünür; yeni iş açılırken yükü kimin taşıyacağı tahminle belirlenmez.
Pano nasıl kuruluyor
İş tipleri
Hangi işlerin takip edileceği ve aşamaların ne olacağı belirlenir.
Ekip tanımı
Ekipler, yetkiler ve atama kuralları sisteme işlenir.
Saha denemesi
Ekip işi telefondan açıp kapatarak akışı deniyor; eksikler düzeltiliyor.
Uyarıların açılması
Pano ekibinize devrediliyor; bekleyen iş uyarıları ve yük dağılımı raporu çalışmaya başlıyor.
Bu hizmet bir zorunluluk değil, taahhüdü tutturma aracı
Doğrudan bağlayıcı bir kural yok
İş emri takibi, kurumları doğrudan bağlayan bir mevzuat maddesine dayanmıyor. Bunu açıkça söylüyoruz; olmayan bir zorunluluk icat etmiyoruz.
Dolaylı bağ: yanıt süreleriniz
Bir talebin süresinde kapanması, sahadaki işin süresinde bitmesine bağlı. Başvuruya verdiğiniz süre taahhüdü kâğıt üzerinde değil, iş emri panosunda tutulur.
Ölçüt: kendi hizmet standardınız
Hangi iş tipinin kaç günde kapanacağını kurumun kendi hizmet standardı belirler. Pano bu hedefe göre kurulur, hazır bir şablona göre değil.
Şikayet ve talep yönetimi başvuruyu kaydeder, acil çağrı yönetimi kesintiyi durdurur, iş emri takibi planlı işi yürütür. Üçü aynı kaydın farklı evreleridir; ayrı ayrı da, tek sistem olarak da kurulabilir.
Buradaki başlıklar bilgilendirme amaçlıdır. Kurumunuz için bağlayıcı olan yükümlülükler tabi olduğunuz mevzuata ve faaliyet alanınıza göre değişir.
Sık sorulanlar
İş emri takip sistemi, acil çağrı yönetiminden ne farkla ayrılıyor?
Acil çağrı yönetimi devam eden bir kesintiye anlık müdahale içindir, iş emri takip sistemi ise planlı işin, örneğin bir asansör bakımının veya periyodik iklimlendirme kontrolünün baştan sona yürütülmesini kapsar. Bir olay acil çağrı olarak kapandıktan sonra gereken onarım işi, iş emrine dönüşerek bu sistemde planlı biçimde takip edilebilir.
İş emirlerinin ekiplere atanması hangi kritere göre yapılıyor, sadece kim müsaitse mi?
Atama kuralları ekibin becerisi, konumu ve mevcut iş yüküne göre kurgulanabilir; sektör verilerine göre beceri bazlı atama ilk seferde çözüm oranını yüzde 18-25 artırmaktadır. Aynı işi farklı istihdam statüsündeki ekiplerin yaptığı kurumlarda devir, tanımlı yetki sınırlarını aşmayacak şekilde ayarlanır.
Süresi geçmiş veya gecikme riski taşıyan iş emirleri için otomatik uyarı üretiliyor mu?
Evet, teslim tarihine yaklaşan veya geçen iş emirleri için bir gecikme uyarısı üretilebilir; bu, açık iş emirlerinin toplam yaşının açık iş emri sayısına bölünmesiyle izlenen bir yaşlanma ölçütüne dayanır. Kamu kurumlarında bu uyarı yalnızca operasyonel değil, dilekçelere 30 gün içinde yanıt verme gibi yasal süreleri kaçırmayı önleyen bir erken uyarı işlevi de görür.
İş emri takip sisteminin dayandığı özel bir yasal zorunluluk var mı?
Hayır, iş emri takip süreçlerinin kendisi için doğrudan bağlayıcı bir mevzuat bulunmuyor; buradaki katma değer bakım yönetim yazılımı pratiğinden gelir ve işin açılışından kapanışına kadar geçtiği aşamaların (Açık, Atandı, Sahada, Tamamlandı) izlenebilir olmasını sağlar. Sistemin gücü bir yasal zorunluluktan değil, sahadaki gerçek durumun ofise anlık yansımasından gelir.
İş emirlerinizi tek panoya alalım.
Hangi ekiplerin hangi işleri yürüttüğünü anlatın; aşamaları ve atama kurallarını birlikte kuralım.